Datenschutz in der Reinigungsbranche: DSGVO-konforme Prozesse

Datenschutz ist längst kein Thema mehr, das nur große Unternehmen betrifft. Auch Reinigungsfirmen arbeiten täglich mit sensiblen Daten – von Mitarbeiterinformationen über Zugangscodes bis zu Kundendaten aus Hotels, Ferienwohnungen oder Bürogebäuden. Mit klaren Prozessen und digitaler Unterstützung können Sie die DSGVO-Anforderungen effizient erfüllen.

1. Personaldaten richtig verwalten

Reinigungsunternehmen speichern zahlreiche personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter – Arbeitszeiten, Kontaktdaten, Qualifikationen, Einsatzorte und teilweise Gesundheitsinformationen. Damit gehören sie zu den datenschutzkritischen Branchen.

Wichtige Grundsätze:

• Datensparsamkeit: Nur Daten erfassen, die für den Zweck tatsächlich notwendig sind.
• Zugriffsrechte beschränken: Nicht jeder im Unternehmen darf alles sehen.
• Sichere Kommunikation: Einsatzpläne nicht per WhatsApp oder unsichere Messenger versenden.

Moderne Cloud-Systeme wie PutzPlanPro ermöglichen klar definierte Rollen, verschlüsselte Übertragung und strukturierte Teamverwaltung – ein wichtiger Baustein für DSGVO-konformes Arbeiten.

2. Kundendaten professionell schützen

Kundendaten wie Adressen, Ansprechpartner, Objektdetails oder Zugangscodes müssen sicher und nachvollziehbar gespeichert sein. Insbesondere Reinigungsfirmen für Ferienregionen arbeiten oft mit sensiblen Informationen wie Türcodes oder Check-in-Zeiten.

Best Practices:

• Verschlüsselte Speicherung aller Adress- und Objektdaten
• Zentrale, statt dezentrale Ablage (keine Zettel, keine Excel-Liste in der Cloud)
• Protokollierte Änderungen für maximale Transparenz

Ein digitales System verhindert, dass Informationen unkontrolliert weitergegeben werden oder verloren gehen.

3. Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)

Wenn Reinigungsunternehmen digitale Tools nutzen, benötigen sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Softwareanbieter. Dieser regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet, gespeichert und geschützt werden.

Achten Sie auf:

• Serverstandort (idealerweise EU oder Deutschland)
• Nachweisbare technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• Klare Regelungen zu Backup, Löschung und Datenportabilität
• Ansprechpartner für Datenschutz

PutzPlanPro stellt AV-Verträge standardmäßig zur Verfügung und erfüllt moderne Sicherheitsstandards – ein entscheidender Vorteil gegenüber Excel, WhatsApp & Co.

4. Strafen bei Verstößen: Kein Risiko eingehen

Die DSGVO sieht deutliche Sanktionen vor, die auch kleine Reinigungsunternehmen treffen können.

Mögliche Konsequenzen:

• Bußgelder bis zu 20 Mio. € (in der Praxis niedriger, aber spürbar)
• Abmahnungen durch Betroffene
• Verlust von Geschäftskunden aufgrund mangelnder Compliance
• Imageschäden

Ein strukturiertes Datenschutzkonzept schützt nicht nur vor Strafen, sondern stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden.

Fazit

Datenschutz ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein Wettbewerbsfaktor. Wer Mitarbeiter- und Kundendaten sicher verwaltet, gewinnt Professionalität, Vertrauen und Rechtssicherheit. Mit PutzPlanPro setzen Reinigungsunternehmen auf ein System, das Datenschutz integriert, automatisiert und vereinfacht – von der Einsatzplanung bis zur Dokumentation. Sie möchten erfahren, wie PutzPlanPro Ihre Datenschutzprozesse vereinfachen kann? Jetzt Demo anfordern.